Bogendörfer erläuterte, dass ein Abstimmungsausschuss, ähnlich wie bei Kommunalwahlen, zu bilden ist, dem Vertreter der Fraktionen und des Bürgerbegehrens angehören sollten. Weiterhin zeigt er die Aufgaben dieses Ausschusses auf. Angehören sollen dem Ausschuss neben dem Abstimmungsleiter und seiner Vertreterin und den Vertretern des Bürgerbegehrens Ingo Förster und Miriam Danner auch Vertreter der CSU/JCU, SPD/JB und der FWG.
Hier bemängelte Gemeinderat Stefan Böhm (JCU), dass die JCU eine eigene Fraktion sei und deshalb auch Anspruch auf einen Vertreter haben sollte. „Ich meine, uns würde auch ein Platz zustehen; wie das läuft, finde ich nicht richtig“, so Böhm. Geschäftsleiter Bogendörfer entgegnete, dass er das nicht für unbedingt erforderlich halte. Trotzdem ließ Bürgermeister Wolfram Thein über den Gedanken von Stefan Böhm abstimmen, ob der Ausschuss auf sieben Personen erweitert werden soll. Bei der Abstimmung im Gremium kam es bei acht zu acht Stimmen zu einer Pattsituation. Demnach war der Antrag von Stefan Böhm abgelehnt und es bleibt bei insgesamt fünf Ausschussmitgliedern.
Wie Bogendörfer noch sagte, berate der Ausschuss öffentlich und der Termin wird auch vorher im Zeilberg-Echo amtlich bekannt gemacht. Ermächtigt wurden Verwaltung und Abstimmungsleiter einzelne auftretende Punkte oder Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Bürgerentscheid in die Wege zu leiten. Festlegen kann der Bürgermeister etwaige Infoveranstaltungen zum Ratsbegehren. Diese sollen im Zeilberg-Echo bekannt gegeben werden und nicht im Rathaus, sondern in Mehrzweckräumen der Gemeinde stattfinden. Bürgermeister Wolfram Thein schlug vor, dass den Initiatoren des Bürgerbegehrens auch die gleiche Möglichkeit der Durchführung von Informationsveranstaltungen zum Bürgerbegehren in gemeindlichen Räumlichkeiten wie Dorfgemeinschaftshäusern eingeräumt wird. Auf die Veranstaltungen sollen die Vertreter des Bürgerbegehrens ebenfalls in Kurzform (Ort und Zeit der Veranstaltung, Tagesordnung, keine sonstigen Wertungen/Begründungen etc.) im Zeilberg-Echo kostenlos hinweisen können. Der Marktgemeinderat stimmte seinem Vorschlag einstimmig zu und ermächtigte den Bürgermeister, Einzelheiten mit dem Vertreter des Bürgerbegehrens zu besprechen.
Am Ende der Sitzung setzte Thein gleich einen Teil um und überreichte nach Unterschrift den im Sitzungssaal anwesenden Vertretern des Bürgerbegehrens gegen Empfangsbestätigung den förmlichen Bescheid über die Zulassung des Bürgerbegehrens und die Durchführung des Bürgerentscheids am 23. April.