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Wie holt man das Beste aus Excel heraus?

Excel zählt mit zu den wichtigsten Tools im Büro, allerdings hat dieses extrem leistungsfähiges Programm sicherlich schon jedem von uns großes Kopfzerbrechen bereitet.



Excel
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Wer Zeit sparen und Excel noch viel effizienter nutzen will, sollte sich deshalb regelmäßig informieren, wie man auch wirklich das Beste aus diesem Microsoft Programm herausholen kann.

1) Geht es darum, schnell etwas zu berechnen, dann ist es nicht notwendig, erst umständlich eine Formel einzutippen. Es ist zeitsparender, wenn einfach nur auf die erste Zelle geklickt wird und die nachfolgenden Zellen mit gedrückter Strgt-Taste markiert werden, damit die Gesamtsumme angezeigt wird.

2) Datensätze aus Fremdsystemen wie z.B. TSV oder CSV Dateien lassen sich kinderleicht in einzelne Spalten durch den Dialog Text in Spalten aufteilen. Wichtig ist, ob die Daten durch mehrere Leerzeichen oder Kommas getrennt werden sollen. Nachdem die  ausgewählten Trennzeichen festgelegt wurden, wird die Aktion mit fertig stellen bestätigt.

3) Excel in InDesign ist selbstverständlich ebenfalls möglich. Place Command als Beispiel hat allerdings nur eine eingeschränkte Funktionalität und für den XML Datenimport ist vor allem bei schwierigen Publishing Projekten hohes Sachwissen gefragt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich deshalb für cloudbasiesrte Dienste wie Pagination entscheiden.

4) Mit dem Erstellen von Pivot Tabellen lassen sich Daten sehr schnell und ohne großen Aufwand analysieren. Indem die Option PivotTable angeklickt wird, braucht man nur die Reichweite der Daten auswählen, wobei allerdings sehr wichtig ist, dass die Daten auch wirklich in korrekter Form betitelt sind.

5) Ein häufiges Problem bei Excel sind Feiertage oder Betriebsferien, die aus Unkenntnis nicht immer automatisch berücksichtigt werden. Um nicht umständlich mit dem Kalender rechnen zu müssen, sollte man die Nettoarbeitstage-Funktion ausnützen, bei der lediglich das Start- und Enddatum angegeben werden müssen, sowie eine Liste mit freien Tagen.

6) Die Blitzvorschau bei Excel 2013 ist ideal, um Daten für die Weiterverarbeitung zu organisieren. In der Regel sind in einer Zelle die kompletten Kundendaten zusammengefasst. Um sie einfach zu trennen braucht in der Liste nur der erste Name getrennt in die B2 und C2 Zelle eingegeben werden. Wird die Blitzvorschau für die Zelle B3 gewählt, dann schlägt diese Funktion die darunterliegenden Werte vor.

7) Wer sicherheitshalber die Ergebnisse überprüfen will und keinen Taschenrechner zur Hand hat, kann den Windows Rechner auch in die Excel Menüleiste integrieren. Bei der Option, Nicht im Menü enthaltene Befehle, braucht man nur den Rechner auswählen und ihn einfach hinzufügen, damit er in der Schnellzugriffsleiste angezeigt wird.

Excel ist weit mehr als nur ein nützliches Programm, um Tabellen oder übersichtliche Listen und Diagramme zu erstellen. Viele Abläufe und Funktionen erklären sich aber leider nicht von selbst und nur die wenigsten haben die notwendige Zeit, sich mit den häufig auftretenden Schwierigkeiten auseinanderzusetzen. Dies ist auch der Grund, warum sich viele Marketing Teams bei ihren Publishing Projekte für cloudbasierte Dienste wie Pagination entscheiden, da für die Anwendung keine Schulung notwendig ist. User erwarten von ihren Anwendungen flexible Lösungen, egal ob es sich dabei um Exceltabellen, Unternehmensanwendungen oder Datenbanken handelt. Wichtig sollte an erster Stelle die Benutzerfreundlichkeit und auch die notwendige Unterstützung sein.

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